Písemná komunikace patří do každodenního života nás všech. Neznám člověka, který by nikdy nenapsal dopis, email, či SMS zprávu. Mnozí z nás komunikují pomocí písmenek dokonce několikrát denně. Tak, jako všechny situace, běžné i ty sváteční, písemný projev by měl ctít určitá pravidla etikety. Dodržování či ignorování těchto pravidel často prozradí o pisateli mnohem víc, než samotný obsah jeho sdělení.
Dopis – „co je psáno, to je dáno“
Dopis je nejserioznější forma sdělení. K jeho četbě se můžeme vracet i po týdnech či letech, lze jej uložit mezi cenné dokumenty a v případě potřeby nám poslouží jako hmotný důkaz.
Psaní dopisu vyžaduje od pisatele jistou rozvážnost. Přesto, že délka textu dopisu není nijak omezená, dopis by měl být především srozumitelný. Adresát při jeho čtení postrádá oční kontakt s odesílatelem a mnohé nejasnosti, náznaky či dvojsmysly by si mohl vyložit úplně jinak, než jak bylo původně zamýšleno a snadno by mohlo dojít k nepříjemnému nedorozumění.
Úřední dopisy
Úřední dopis píšeme v případě, že potřebujeme vyřídit žádost, poděkování, stížnost, pozvánku (úřadu, zaměstnavateli, obchodní sdělení…). Tištěnou formu volíme vždy jako pozvánku na svatbu (v žádném případě nezveme emailem či SMS zprávou!), tištěná forma je vhodná při oznámení úmrtí člena rodiny nebo známého spoluobčana a písemně (nebo ústně) vyjadřujeme kondolenci (emailem a SMS zprávou není vhodné). Situaci, která vyžaduje důstojnost, vyjádříme nejlépe osobně ústně či písemně.
Úřední dopis
- vlevo nahoře má být adresa odesílatele
- pod ní cca 4 řádky vynechat a adresa adresáta
- pod ní vynechat 2 řádky a napíšeme místo a datum – k pravému okraji
- vynechat 2 řádky – Věc : … vyjádří stručně obsah sdělení dopisu, slovo „Věc“ se nepíše
- vynechat 2 řádky a oslovení
- vynechat 1 řádek – samotný text
- poté vynechat 1 řádek – pozdrav
- vynechat 3 řádky – tištěný a nad ním vlastnoruční podpis
Úřední dopis se píše na bílý papír formátu A 4. Oslovení oddělujeme od textu čárkou a pokračujeme malým písmenem. Text je nutné členit na odstavce. K úřednímu dopisu se někdy přidávají ještě další dokumenty, do dopisu je potřeba uvést dokumenty, které přikládáme.
Soukromé dopisy
Soukromá korespondence nevyžaduje striktní úpravu. Dopisní papír může být s potiskem nebo v lehkém barevném tónu, mohou být psané i ručně. Za oslovením lze použít vykřičník (výraz emocí). Soukromé dopisy mohou obsahovat hovorové výrazy, citově zabarvená označení atd. I v soukromém dopise je vhodné uvést datum a místo , oslovení, text v odstavcích, pozdrav a podpis.
Email – E – (electronic) elektronická + (mail) – pošta
Email je forma elektronické pošty. Historicky první email byl odeslán už v roce 1971 v USA. Emailová adresa obsahuje jméno, znak (zavináč) @ . a doménu.
Email je koncipován podobně jako dopis. Obsahuje emailovou adresu příjemce (adresáta), předmět (nevyplněný předmět je v rozporu s etiketou, tedy neslušné), text – dopis, sdělení (vč. oslovení), rozloučení a podpis s vizitkou případně telefonickým kontaktem.
Zkratka Re: reply, znamená odpověď.
Zkratka Fwd : přeposílání. Pozor na přeposílání více lidem, emailové adresy rozesíláte neznámým osobám. Lépe je nepřeposílat hromadně, pouze jednomu příjemci a mazat předchozí emailovou adresu odesílatele. Neotevírejte neznámé a podezřelé přílohy došlých emailů ani samotné podezřelé emaily, mohou být pro váš počítač nebezpečné.
Email zaujme grafickou podobou, je oblíbený pro svou levnou a rychlou formu komunikace.
SMS – krátká textová zpráva (Short Message Service)
SMS zpráva neboli „esemeska“ je textové sdělení, které lze odeslat z mobilního telefonu nebo pomocí internetu. SMS zpráva je rychlejší a stručnější, než email či dopis. Příjemce SMS není zprávou vyrušen ze své činnosti a zpráva neruší ani nikoho z okolí. Komunikace pomocí SMS je nejvhodnější zřetelně obratem, odpovídat na SMS za několik hodin či dnů je velice nevhodné.
SMS není formální, nejvíce se SMS zpráv využívá v neformální komunikaci pro rychlá sdělení.
SMS se píší v jednoduchých větách, bez úvodu, přímo. Pro zrychlení komunikace se používají tzv. zkratky – používat je pouze při komunikaci s osobami, které je znají a kteří pochopí jejich významový smysl. Např. btw (mimochodem), jj (ano, hovorově „jo, jo“), nvm (nevím), cs (ahoj, hovorově „čus“).
V SMS zprávách zaujímají svoji roli tzv. smajlíci. Smajlík vyjadřuje citové rozpoložení, emoce – např. úsměv, zamračení, zlost, zčervenání studem atd. Smajlíci patří do komunikace s přáteli, ale nehodí se v žádném případě do úředního sdělení. I SMS zpráva by měla být zakončena podpisem nebo alespoň začátečním písmenem křestního jména.
Jak důležité místo zaujímá ve vašem životě písemná forma komunikace? Kolik napíšete denně emailů, SMS zpráv, dopisů? Používáte zkratky, smajlíky? Kdy jste naposledy napsali klasický dopis? Jaký nejkrásnější a jaký nejhrozivější dopis jste obdrželi? Odradí vás spíše hrubky v textu nebo jeho grafická podoba?